Avete già ricevuto un file pdf per e-mail oggi? Se non l'avete ancora ricevuto ci sono buone probabilità che lo riceverete a breve, o che vi capiterà di consultarne uno sul Web o in un database della vostra società. Questo perchè un file PDF (Portable Document Format) per l'archiviazione e lo scambio di informazioni in formato elettronico, è divenuto ormai parte della vita dell'impresa.
Per questo motivo l'organismo internazionale di normazione, ISO, ha recentemente pubblicato una nuova norma che permetterà di assicurare la conservazione nel tempo dei file archiviati in questo formato.

Si tratta della norma ISO 19005 "Document management - Electronic document file format for long term preservation - Part 1 Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)" che permette alle imprese di archiviare documenti elettronici garantendo dei tempi lunghi di conservazione sia dei testi sia delle immagini. Inoltre la norma ha lo scopo di assicurare l'accessibilità dei documenti indipendentemente dagli strumenti e dai sistemi utilizzati per creare, archiviare e conservare i file.

Il PDF -che è un formato digitale per rappresentare i documenti- è ormai diventato il formato standard per lo scambio e la conservazione dei dati grazie anche alla sua notevole capacità di compressione dei file di dati. I file PDF possono nascere così oppure possono essere convertiti da altri formati elettronici.

Secondo Stephan Abrams che gestisce i programmi della Biblioteca dell'Università di Harvard: "la pubblicazione del PDF/A avrà un notevole impatto sulla conservazione dei documenti elettronici in quanto definisce un formato normalizzato ed internazionalmente riconosciuto adatto a garantirne la conservazione nel tempo. Inoltre la norma spingerà le librerie, gli archivi e le altre fonti di documentazione elettronica a chiedere ai loro fornitori di produrre e consegnare i documenti in un formato che sia ottimizzato per la loro effettiva conservazione nel tempo".

La norma è stata elaborata nell'ambito del comitato tecnico ISO/TC 171 "Document management applications" Sottocomitato 2 "Application issues".

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